特定技能の「事前ガイダンス」とは？具体的な内容、実施時間、注意点などを解説！
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- 特定技能の「事前ガイダンス」とは？具体的な内容、実施時間、注意点などを解説！
特定技能の受け入れ企業には、外国人が日本で生活するための支援が求められます。
必要な支援の1つが、「事前ガイダンス」です。事前ガイダンスを実施する際に、どのような内容を伝えるべきなのか、詳しく知りたいと考える採用担当者も多いのではないでしょうか。本記事では、事前ガイダンスの内容や注意点、疑問点まで詳しく紹介いたします。
- 記事の要約
- 事前ガイダンスは、特定技能1号外国人の受け入れ時に義務的支援として実施が求められる。
- 実施時期は、海外在住者は在留資格認定証明書交付前、日本在住者は在留資格変更申請前に行う。
- 実施形式は対面またはWeb会議で、メールや書面のみの説明は不可。
- 実施時間は3時間以上が基準で、複数名同時実施でも時間換算は同一。
- 説明内容は労働条件、在留資格の範囲、送迎・住居支援、苦情窓口、担当者情報など全10項目。
- 外国人本人の理解確認のため、署名付き「事前ガイダンス確認書」の提出が必要。
- 任意的支援として、気候・持参物・生活費目安・支給物の案内など、生活準備を補助する項目も推奨。
- 説明は本人が十分理解できる言語で行い、通訳を介した対応も可能。
- 本人の希望があれば、就業後も再度ガイダンスを実施する義務がある。
- 生活オリエンテーションは就業後の生活支援であり、事前ガイダンスとは目的とタイミングが異なる。
特定技能の「事前ガイダンス」とは
特定技能の「事前ガイダンス」は、特定技能1号外国人が日本で就労を開始する前に、雇用契約の詳細、日本での活動内容、入国時の注意点などを説明する、義務的支援の1つです。
事前ガイダンスの目的は、特定技能外国人が日本の生活や仕事に関する基本的なルールや文化を理解し、社会や職場へのスムーズな適応を促すことにあります。
ガイダンスは対面やテレビ電話、ウェブビデオ通話などを通じて、本人確認をした上で行います。また、特定技能外国人を海外から日本へ招く際は、在留資格認定証明書の交付申請前に行い、国内で雇用する際は在留資格変更申請前に実施します。
事前ガイダンスの実施が必須なのは特定技能1号のみで、特定技能2号へのガイダンスは任意です。
支援について、出入国管理庁には以下のように記載されています。
１ 受入れ機関が外国人を受け入れるための基準
① 外国人と結ぶ雇用契約が適切（例：報酬額が日本人と同等以上）
② 機関自体が適切（例：５年以内に出入国・労働法令違反がない）
③ 外国人を支援する体制あり（例：外国人が理解できる言語で支援できる）
④ 外国人を支援する計画が適切（例：生活オリエンテーション等を含む）
２ 受入れ機関の義務
① 外国人と結んだ雇用契約を確実に履行（例：報酬を適切に支払う）
② 外国人への支援を適切に実施 → 支援については、登録支援機関に委託も可。全部委託すれば１③も満たす。
③ 出入国在留管理庁への各種届出
（注）①〜③を怠ると外国人を受け入れられなくなるほか、出入国在留管理庁から指導、改善命令等を受けることがある。
外国人支援については、上記の１の③④、２の②が該当します。これらの支援は「１号特定技能外国人支援計画」と呼ばれ、自社で実施するだけでなく、登録支援機関に委託することも可能です。
支援計画に必ず含めなければならない項目のひとつが「事前ガイダンス」です。事前ガイダンスでは、特定技能外国人に対して、雇用契約の内容や活動の詳細、日本で生活する際の注意点、さらに入国や在留資格変更に関する事項などについて、説明と確認を行います。
事前ガイダンスの実施方法
事前ガイダンスは、必ず対面もしくはWeb会議ツールやテレビ電話などを用いて、本人確認を行いながら実施する必要があります。メールや文書のみでの実施は認められません。
また、ガイダンス終了後には、外国人材本人が内容を理解したことを示す「事前ガイダンス確認書」に署名することが求められます。確認書は以下のURLからダウンロードできます。
特定技能の義務的支援とは
特定技能には、外国人が日本で適正に生活できるよう、受け入れ企業にさまざまな支援を行う義務（義務的支援）が定められています。義務的支援は、必ず実施しなければなりません。義務的支援に「事前ガイダンス」が含まれています。
義務的支援については下記の記事にて詳しく解説しております。あわせてぜひご覧ください。
任意的支援と義務的支援の違い
支援には「義務的支援」と「任意的支援」の2種類があります。
必ず実施しなければならない「義務的支援」と異なり、「任意的支援」は義務的支援に加えて、特定技能外国人の更なるサポートのために行う任意の支援です。法律で義務付けられているわけではありませんが、外国人労働者の生活や就労の質を向上させるために重要な役割を果たします。
義務的支援の事前ガイダンス
義務的支援の事前ガイダンスとして伝えるべき内容は、以下の10項目です。
- 義務的支援の事前ガイダンスの説明事項10項目
- 業務内容・報酬額・労働条件に関する事項の説明
- 取得した在留資格で就業可能な業務範囲の説明
- 入国手続きに関する説明
- 保証金や違約金などに関わる契約の有無と、それらが今後不可であることの説明及び確認
- 送り出し機関への支払いについての説明
- 支援に係る費用は原則受け入れ企業が負担することの説明
- 住居確保に関する支援についての説明
- 入国時の送迎に関する説明
- 受け入れ機関への相談や苦情の申し出方法についての説明
- 受け入れ企業の支援担当者の情報提供
業務内容・報酬額・労働条件に関する事項の説明
特定技能外国人が従事する業務内容や給与、就業時間や休日に関する説明をします。お互いの理解が一致していない場合、就業後のトラブルや早期退職に繋がる可能性があり、丁寧な説明が必要です。
取得した在留資格で可能な業務範囲の説明
在留資格で定められた業務範囲を逸脱すると違法になります。外国人が取得している在留資格の業務区分に定められた業務内容をしっかりと説明し、区分範囲外の業務を行わないように注意しなければなりません。
入国手続きに関する説明
入国手続きに関する説明は、外国人が海外または日本に住んでいるかによって、内容が異なります。海外に住んでいる外国人には、在留資格認定証明書の交付後、3ヶ月以内に入国が必要であること、そして在留資格認定証明書を受け入れ企業が受け取り、その後外国人に送付する流れ、さらに外国人本人が日本の大使館や領事館でビザを申請する手順を説明します。
日本に住んでいる外国人には、在留資格変更許可申請が完了すると就労が可能になることを説明します。
保証金や違約金などに関わる契約の有無と今後は不可であることの説明及び確認
受け入れ企業は、特定技能の外国人やその配偶者、家族、親族、友人に対して、保証金の徴収や財産の管理をしてはいけません。
具体的には、就職の際に保証金を要求したり、外国人の財産を管理する、日本での滞在中に問題が起こる可能性を理由に保証金を徴収する、雇用契約を守らなかった場合に違約金を請求したりするなど、全て禁止されています。
また、現在だけでなく将来にわたっても、保証金や違約金、罰金を請求できません。このような行為は特定技能外国人に対して禁止されていることを、必ず説明しましょう。
送り出し機関への支払い
外国人本人が送り出し機関に対して、入国準備費用を支払ったかどうかを確認します。支払いがある場合、不正な支払いでないことを確かめるため、支払った機関の名称、支払日、金額及びその詳細を把握します。さらに、外国人がその費用を理解し、仲介機関と合意して支払ったのかも確認します。
支援に係る費用は原則受け入れ企業が負担することの説明
特定技能の義務的支援に係る費用は、原則として受け入れ企業が負担します。外国人本人に、直接または間接的に負担させてはならないことを伝えます。
受け入れ費用については下記の記事にて詳しく解説しております。あわせてぜひご覧ください。
住居確保に関する支援についての説明
外国人の住居確保に関する支援内容として、以下3つの説明が必要です。
- 住居確保に関する支援についての説明事項3項目
- 住居が社宅か借り上げかなどの契約形態について
- 住居の設備について（家具家電、Wifi環境、布団など）
- 外国人の家賃負担額や光熱費負担など、住居の利用ルールについて
入国時の送迎に関する説明
外国人が日本へ入国する際、港や空港への出迎え及び、就労場所や住居への送迎を行うことを伝えます。
受け入れ機関への相談や苦情の申し出についての説明
職場や生活に関わる事柄での相談や苦情の申し出について、対応窓口があることを伝えます。また、相談窓口を利用できる曜日や時間、利用方法（面談・電話・メールなど）を説明します。
受け入れ企業の支援担当者の情報
外国人の支援を行う受け入れ企業の担当者氏名、メールアドレスや電話番号などの連絡先を伝えます。
任意的支援の事前ガイダンス
特定技能外国人が日本での生活をより円滑に送るため、事前ガイダンスで伝える任意的支援は以下の4つが挙げられます。
- 任意的支援の事前ガイダンス説明事項4項目
- 入国時の日本の気候や服装についての説明
- 本国から持参すべき物、した方が良い物、してはならない物の説明
- 入国後、当面必要となる金額及びその用途
- 特定技能所属機関から支給される物（作業着など）
入国時の日本の気候や服装についての説明
外国人の出身国と日本とでは、気候条件が大きく異なる場合があります。日本の四季による気温、天候の変化の特徴や、気候に合った服装について説明すると丁寧です。
本国から持参すべき物、した方が良い物、してはならない物の説明
本国から持参すべき物、した方が良い物、してはならない物は次の通りです。
- 持参についての説明
- 持参すべきもの：翻訳機、辞書、携帯電話やパソコンなど
- 持参した方が良い物：インスタント食品や調味料
- 持参してはならない物：ブランドコピー品、特定動物の皮製品、果物、乳製品、ほとんどの肉類
食品類や植物などは伝染病や菌の持ち込みを防ぐために、厳しく規制されています。また、ブランドコピー品の持ち込みは処罰の対象となるため、事前にしっかりと説明しましょう。
入国後、当面必要となる金額及びその用途
日本と海外では物価が異なり、生活に係る費用のイメージが掴みづらい傾向にあります。就労を開始して給料が支払われるまでに、必要となりそうな日用品の購入費用や食費、光熱費などについて具体的な金額と用途を伝えましょう。
特定技能所属機関から支給される物（作業着など）
受け入れ企業が作業着や備品等を提供する場合、事前に情報を共有しましょう。詳細を伝えることで、外国人は安心して就労の準備を整えられます。
事前ガイダンスの注意点
事前ガイダンスは、義務的支援として定められた内容を、ただ伝えるだけでは不十分です。外国人がガイダンスの内容を十分に理解できるよう、その個別の事情に合わせた適切な説明が求められます。
ここでは、事前ガイダンスを実施する際の注意点について紹介いたします。
特定技能外国人が十分に理解できる言語での実施が求められる
特定技能を持つ外国人は、日本語の試験に合格し、「基本的な日本語を理解できる」スキルを有します。しかし、日本語はとても複雑で、仕事で使われる専門用語、和製英語、方言、あいまいな表現などがあり、外国人にとって理解しにくい、または誤解を招きやすい言葉や表現があります。
事前ガイダンスは、可能な限り外国人の母国語を活用して説明し、難しい場合は通訳を用意して対応しましょう。
特定技能外国人が要望すれば、就業後も実施する
事前ガイダンスでは外国人が十分に理解できるまで説明を行います。就労開始後にも外国人が再度ガイダンスを希望した場合には、実施が必要です。
海外在住からの受け入れか、日本在住からの受け入れかで説明事項が異なる
外国人が海外に住んでいる場合と日本に住んでいる場合では、入国手続きや住居確保に関する説明は異なります。
入国手続きにおいて、海外在住者には在留資格認定証明の申請方法、日本在住者には在留資格変更の申請方法を説明します。
事前ガイダンスに関するよくある質問
特定技能外国人の事前ガイダンスに関して、よくある質問をまとめました。
事前ガイダンスの実施時間に決まりはありますか？
事前ガイダンスは3時間以上の実施が求められます。外国人が十分に内容を理解できていたとしても、ガイダンスの時間が3時間未満の場合は、実施完了を認められません。
複数名の外国人に同時に事前ガイダンスしても大丈夫ですか？
複数名での事前ガイダンスは認められています。外国人それぞれにしっかりと事前ガイダンスの内容が伝わるように注意しましょう。
複数名の場合は、実施時間はどのような計算になりますか？
複数名の場合でも、実際に事前ガイダンスに要した時間が、それぞれの外国人への実施時間として計算できます。
例えば、3名の外国人をまとめて、3時間の事前ガイダンスを実施した場合、3名とも3時間のガイダンスを実施したと見なされます。
ただし、全員が十分に内容を理解できるように、個々へのコミュニケーションを大切にしましょう。
事前ガイダンスはZoomなどのリモートで行っても大丈夫ですか？
事前ガイダンスは「Zoom」や「skype」などのビデオ通話で可能です。しかし、メールや書類などの一方的な連絡手段の使用は認められていません。
事前ガイダンスを十分に理解したと確認するにはどうしたらいいですか？
事前ガイダンスの終わりに、外国人に対し質問やテストを実施し、不明点や理解度の確認を行うと効果的です。不明点があれば、補足説明を行います。
事前ガイダンスを複数名同時に行った場合には、ガイダンス後に個別面談を設け、参加者一人ひとりの理解度や不安点を確認します。
事前ガイダンスと生活オリエンテーションの違いはなんですか？
「事前ガイダンス」と「生活オリエンテーション」は混同されがちですが、目的が異なります。
事前ガイダンスとは、1号特定技能外国人が日本で働き、生活する上で留意しておくべき事項について情報を提供する支援のことです。
生活オリエンテーションとは、特定技能外国人の入国後、外国人に対し行う生活全般に関する情報提供です。交通機関の利用、健康管理や日本の文化・習慣についてなど、日常生活に必要な基本情報を提供します。
まとめ
特定技能の事前ガイダンスは特定技能1号外国人に対して必要な支援の1つです。事前ガイダンスには「義務的支援」と「任意的支援」があり、義務的支援はガイダンスの内容、実施する時間、方法などが定められています。
また、可能な限り外国人が理解できる言語で伝える必要があり、実施にはさまざまな知識やノウハウが必要です。特定技能外国人を受け入れた後に事前ガイダンスで説明した内容と違うと言い争いにならないように、特定技能外国人への説明だけに重きを置くのではなく、理解しているかどうかも念入りに確認しましょう。
今後、特定技能外国人の受け入れを検討しているという企業さまは、製造業特化のキャリアリンクファクトリーに一度ご相談いただけますと幸いです。
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