【2026年】特定技能の定期報告とは？年1回化と必要書類を解説

特定技能の定期報告（定期届出）とは、特定技能外国人を受け入れる企業が、毎年4月1日から翌年3月31日までの受入れ・活動・支援の実施状況を、翌年5月31日までに地方出入国在留管理局へ届け出る法定義務です。

この定期報告は2025年4月の運用要領改正によって四半期ごとから年1回へと大きく変わり、様式も提出書類も刷新されました。

この記事では、2025年4月改正で何がどう変わったのか、自社が提出すべき書類が具体的に何なのか、出し忘れたときに何が起こるのか、その負担をどう減らせるのかを整理します。

• この記事の要点
• 2025年4月の運用要領改正により、定期報告は四半期ごと（年4回）から年1回に変更された
• 対象期間は4月1日〜翌年3月31日、提出期限は翌年5月31日
• 届出義務があるのは受入れ企業のみで、登録支援機関は定期報告を提出できない
• 2つの届出書が「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）に一本化された
• 賃金台帳の写しは添付不要になった一方、「一定の基準」を満たさない企業には納税証明書などが新たに必要になった
• 未提出・虚偽の届出は30万円以下の罰金と、特定技能外国人の受入れ停止の対象となる

特定技能の定期報告（定期届出）とは？

定期報告の目的と法的根拠

定期報告は、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づき、特定技能所属機関（受入れ企業）に課された届出義務です。

目的は大きく2つあります。ひとつは、特定技能外国人が契約どおりの労働条件で働けているかという労働環境の確認。もうひとつは、義務的支援が支援計画に沿って確実に実施されているかという支援体制の確認です。

国は届出された内容をもとに、受入れ企業が引き続き特定技能外国人を受け入れるにふさわしい機関かどうかを判断します。つまり定期報告は単なる事務作業ではなく、企業が受入れ資格を維持するための審査資料そのものです。

届出義務があるのは誰か

特定技能の定期報告を提出できるのは、特定技能所属機関（受入れ企業）だけです。登録支援機関に支援の全部を委託していても、届出を行うのは受入れ企業であり、登録支援機関が代わりに提出することはできません。

出入国在留管理庁が2026年5月に公表した「定期届出でよくある誤り集」でも、この点が明確に注意喚起されています。登録支援機関の役割は、自社が実施した支援の状況を記載した書類を受入れ企業に提供することまでです。それを取りまとめて入管へ提出する最終責任は、あくまで受入れ企業にあります。

定期報告・定期面談・随時届出の違い

定期報告と混同されやすい2つの手続きとの違いを整理します。特に注意したいのは、定期報告が年1回になった一方で、定期面談は従来どおり3か月に1回以上の実施が必要という点です。「届出が年1回になったから面談も年1回でよい」という誤解が生まれやすくなっています。

定期面談は義務的支援の一項目であり、定期報告とは別物です。面談で確認した内容が定期報告の記載内容の裏付けになるという関係にあるため、面談を怠ると定期報告そのものが成り立たなくなります。

【2025年4月改正】定期報告の3つの変更点

2025年4月1日の運用要領改正により、定期報告のルールは大幅に変わりました。

変更点1｜四半期ごと（年4回）から年1回へ

最も大きな変更は提出頻度です。従来は1月〜3月、4月〜6月、7月〜9月、10月〜12月の四半期ごとに、それぞれ翌月1日から15日までというわずか15日間の提出期間で年4回提出する必要がありました。

現在は年1回のみです。四半期ごとの提出は2025年4月15日までに提出したものが最後となり、以降は年1回の届出に切り替わりました。新ルールでの最初の提出は2026年4月1日から5月31日まででした。提出期間も15日間から約2か月間へと大幅に延び、事務負担は明確に軽減されています。

ただし注意が必要なのは、負担が減った分だけ記載内容の正確性が厳しく問われるようになったという点です。年間の平均値を算出して記載する項目が増えたため、日々の労務データを1年分さかのぼって集計できる体制が求められます。

変更点2｜届出書が参考様式第3-6号に一本化

従来は「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が別々の様式でした。これが「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）に統合されています。

複数の工場・事業所を持つ製造業の企業様は、この別紙1が事業所ごとに1枚必要という点に特に注意してください。届出書本体は本社が法人全体で1部を作成しますが、別紙1は拠点ごとに作成し、本社が取りまとめて提出する仕組みです。作成単位が本体と別紙で異なるため、複数拠点を持つ企業ほどつまずきやすい構造になっています。

変更点3｜賃金台帳が不要に、納税証明書などが必要に

旧ルールで必須だった特定技能外国人および比較対象の日本人従業員の賃金台帳の写しは、添付が不要になりました。これは従来、担当者の作業負担が最も重いとされていた書類であり、実務上の影響は大きい変更です。

一方で、後述する「一定の基準」を満たさない企業には、労働保険や社会保険に係る資料、納税証明書などが新たに必要になりました。企業によっては全体の書類量がむしろ増える可能性があります。

定期報告の対象期間と提出期限

対象期間は4月1日〜翌年3月31日、期限は5月31日

対象期間は年度単位です。提出期限は翌年度の5月31日までとされており、5月31日が土日祝日にあたる場合は翌開庁日となります。

提出義務が生じるのは、対象期間中に1日でも特定技能外国人の受入れ実績があった場合です。期間中に一度も受け入れていない場合や、法人が倒産・廃業している場合は提出の必要はありません。逆に言えば、年度途中で全員が退職していたとしても、1日でも在籍していれば提出義務は残ります。

提出対象となる特定技能外国人の数え方

意外に間違いが多いのが人数のカウントです。対象となるのは、届出対象期間中に1日でも在籍していたすべての特定技能外国人です。期間中に入社した人も退職した人も、それぞれ1名として計上します。同一人物を同じ対象期間内に再雇用した場合でも、計上は1名です。

一方、対象期間中に特定技能1号から2号へ在留資格を変更した場合は「特定技能2号」として計上し、1号の人数には含めません。また、提出日時点で当年4月1日以降に在留資格の許可を受けた外国人は、前年度分の今回の定期報告の対象外となります。

提出期限が過ぎてしまった場合の対処方法

期限を過ぎてしまった場合は、まず管轄の地方出入国在留管理局に相談してください。そのうえで、期限を過ぎた理由を記載した「理由書」を定期報告の書類に添えて提出します。理由書に定められたフォーマットはなく、Wordなどで作成すれば問題ありません。

遅延や未提出が罰則および受入れ停止の対象であることに変わりはありません。提出期間は約2か月間ありますが、書類の収集と数値の集計には想像以上に時間がかかります。対象期間中から準備を進めることが結果的に最短ルートです。

定期報告の必要書類一覧

必要書類は「すべての企業に共通するもの」「状況に応じて添付するもの」「一定の基準を満たすか否かで変わるもの」の3層構造になっています。自社がどこに当てはまるかを最初に確定させることが、書類準備の出発点です。

すべての企業に共通する必須書類

支援を委託しているかどうかにかかわらず、次の2点はすべての特定技能所属機関が提出します。

• 提出書類2点
• 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）
• 特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式第3-6号 別紙1）

繰り返しになりますが、別紙1は特定技能外国人を受け入れている事業所ごとに1枚ずつ作成し、本社で取りまとめて提出します。

さらに、次の3点は該当する場合のみ添付します。

入管庁の「定期届出でよくある誤り集」では、この別紙2の提出漏れが最も多い誤りとして挙げられています。なお別紙2の署名は直筆が必要で、パソコンで入力した署名は認められません。登録支援機関に直筆署名した書面のコピーを送ってもらう形でも差し支えありません。

「一定の基準」とは

追加書類の量を左右するのが「一定の基準」です。これを満たすと添付書類の一部を省略でき、満たさないと大幅に増えます。基準は次の3つをすべて満たすことです。

3つ目の要件は、①日本の証券取引所に上場している企業、②保険業を営む相互会社、③高度専門職省令の特別加算対象企業（イノベーション創出企業）、④一定の条件を満たす企業等、⑤前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人、⑥特定技能所属機関として3年間継続した受入れ実績があり、過去3年間に債務超過となっていない法人、のいずれかです。

中堅の製造業・食品工場であれば、⑥の「3年間継続した受入れ実績があり債務超過がない法人」に該当する可能性が現実的なラインになります。ただしその場合も、要件2の「オンラインで届出を行っていること」が壁になるケースが目立ちます。

「一定の基準」を満たす場合の追加書類

基準を満たす企業は、次の書類を追加で提出します。

• 追加書類
• 一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-16号）
• 一定の条件を満たす企業等であることを証明する文書

これに加え、該当状況に応じて四季報の写しまたは上場を証明する文書、源泉徴収税額を示す法定調書合計表の写し、特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号）、書類省略に当たっての誓約書（参考様式第1-29号）などの提出が求められます。

「一定の基準」を満たさない場合の追加書類

基準を満たさない企業は、次の書類が追加で必要です。

さらに状況に応じて、中長期在留者の受入れ実績等に関する資料、登記事項証明書、役員に関する誓約書（参考様式第1-23号）などが必要になる場合があります。

定期報告の提出先と提出方法

提出先は本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局

提出先は、受入れ企業の登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局・支局です。複数の事業所を持つ場合でも、事業所ごとに提出するのではなく、本社が取りまとめて本店管轄の局へ提出します。

東海エリア（岐阜県・静岡県・愛知県・三重県）の企業様の提出先は、名古屋出入国在留管理局です。

3つの提出方法の比較

決定的に重要なのが、添付書類の省略が認められるのはオンライン提出の場合だけという点です。

窓口持参・郵送の場合は、提出者の身分証明書と、受入れ企業との関係を示す資料（郵送の場合はいずれも写し）を添える必要があります。

なお入管庁の「よくある誤り集」によれば、一度でも郵送で届出を行うと書類の省略はできなくなります。「一定の基準」の要件2が「在留諸申請と各種届出をオンラインで行っていること」である以上、すべての手続きを一貫してオンラインで行っていることが前提となるためです。年に一度の定期報告だけをオンラインにしても意味がない、という点にご注意ください。

電子届出システムの利用手順

電子届出システムは2026年1月に改修され、以前より使いやすくなりました。利用には事前の利用者情報登録が必要です。「出入国在留管理庁電子届出システム利用者情報登録届出書」を作成し、窓口または郵送で管轄の地方出入国在留管理局に提出すると、IDとパスワードが発行されます。

このとき、利用者登録の「特定技能所属機関」欄にチェックを入れ忘れると、定期届出の画面にログインできません。これも入管庁が「よくある誤り」として注意喚起している項目です。

登録後の流れは、電子届出システムポータルサイトから「特定技能所属機関・特定技能支援機関の届出」を選択し、「【特定技能所属機関・定期】特定技能所属機関による受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」を選んで参考様式第3-6号の内容を入力、3-6号以外の資料は1つのPDFにまとめてアップロード、という手順になります。

定期報告でよくある誤りと未提出時の罰則

入管庁が公表した「よくある誤り」4選

出入国在留管理庁は2026年5月8日、「定期届出でよくある誤り集」を公表しました。実際に多発している誤りは次の4つです。

• 多発している誤り
• 参考様式第3-6号（別紙2）の提出漏れ。複数の登録支援機関に支援を全部委託している場合、全委託先の署名を記載した別紙2の提出が必要ですが、これが最も多い漏れとして挙げられています。
• 登録支援機関が定期届出を行おうとしてしまうケース。届出ができるのは受入れ企業のみです。
• 郵送・窓口提出で書類省略ができると誤解しているケース。省略が認められるのはオンライン提出のみです。
• 電子届出システムの利用者登録で「特定技能所属機関」にチェックを入れ忘れるケース。

いずれも制度の理解不足というより、運用の細部を知らないことによる誤りです。事前に知ってさえいれば確実に防げます。

未提出・虚偽の届出に対する罰則

見落とされがちなのが最後の項目です。受入れ企業が定期報告を怠ると、支援を委託している登録支援機関の登録取消にまで波及する可能性があります。定期報告は自社だけの問題ではなく、取引先を巻き込むリスクを抱えた手続きです。

製造業・複数事業所の企業が特に注意すべき点

複数拠点を持つ企業様に共通してつまずきやすい点が3つあります。

第一に、届出書本体は法人全体で1部、別紙1は事業所ごとという作成単位の違いです。工場ごとに勤怠管理システムが異なる企業様では、拠点別のデータ収集だけで数週間かかることも珍しくありません。

第二に、提出先は工場所在地ではなく本店所在地の管轄局という点。愛知県に本社があり静岡県に工場がある場合、提出先は名古屋出入国在留管理局です。

第三に、年間の平均値算出です。実労働日数・所定内実労働時間数・現金給与額などを1年分平均し、原則として小数点第1位を四捨五入して整数で記載します（昇給率のみ小数点第1位まで）。四半期ごとに集計していた頃と違い、年度をまたいだデータの整合性確認が必要になりました。

年に一度しか行わない手続きだからこそ、担当者が交代すると前年のノウハウが失われ、毎年ゼロから調べ直すことになります。これが年1回化の最大の落とし穴です。

定期報告の負担を減らす3つの方法

年1回化によって提出回数は減りましたが、1回あたりの作業量と正確性の要求は上がりました。限られた人員で確実に対応するための現実的な方法を3つ紹介します。

方法1｜年間スケジュールに組み込む

最も効果が高いのは、定期報告を年間の労務カレンダーに固定してしまうことです。3月末に対象期間が締まり、4月1日から提出が可能になります。逆算すると、4月中に数値集計と書類収集を終え、5月上旬に内容確認、5月中旬に提出、という流れが現実的です。

方法2｜すべての手続きをオンラインに一本化する

「一定の基準」を満たして書類を省略するには、定期報告だけでなく在留諸申請と各種届出のすべてをオンラインで行っている必要があります。一度でも郵送を使うと省略が認められません。

3年間継続した受入れ実績があり債務超過のない法人であれば、オンラインへの一本化によって書類省略の道が開けます。特定技能の受入れを継続する予定がある企業様ほど、早い段階で電子届出システムへ移行する価値があります。

方法3｜受入れから届出まで支援できるパートナーに相談する

定期報告は、受入れ時の在留資格申請、義務的支援の実施、随時届出と一続きの実務です。支援の実施状況が正確に記録されていなければ、定期報告の記載内容そのものが成り立ちません。

受入れから届出までの実務を熟知したパートナーと組むことで、担当者交代のたびにノウハウがリセットされるリスクを軽減できます。

特定技能の定期報告に関するよくある質問

Q1. 特定技能の定期報告は年何回ですか？

A. 2025年4月の運用要領改正により、従来の四半期ごと（年4回）から年1回に変更されました。四半期ごとの提出は2025年4月15日提出分が最後です。

Q2. 定期報告の提出期限はいつですか？

A. 4月1日から翌年3月31日までを対象期間とし、翌年5月31日までに提出します。5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日が期限です。

Q3. 定期報告は登録支援機関が提出できますか？

A. できません。支援の全部を委託していても、定期報告を提出できるのは特定技能所属機関（受入れ企業）のみです。登録支援機関は自社の支援実施状況を記載した書類を受入れ企業に提供します。

Q4. 賃金台帳の写しは今も必要ですか？

A. 現行ルールでは添付不要です。一方で「一定の基準」を満たさない企業には、労働保険・社会保険に係る資料や納税証明書などが新たに必要となりました。

Q5. 定期報告を提出しないとどうなりますか？

A. 30万円以下の罰金の対象となるほか、特定技能外国人の受入れが原則認められなくなります。すでに受け入れている外国人の在留期間更新にも影響します。

まとめ

特定技能の定期報告は、2025年4月の改正で四半期ごとから年1回へと大きく変わりました。対象期間は4月1日から翌年3月31日、提出期限は翌年5月31日です。届出書は参考様式第3-6号に一本化され、賃金台帳の添付が不要になった一方、「一定の基準」を満たさない企業には納税証明書などが新たに求められるようになりました。

提出できるのは受入れ企業のみであり、登録支援機関に全部委託していても義務は自社に残ります。未提出や虚偽の届出は30万円以下の罰金と受入れ停止に直結し、委託先である登録支援機関の登録取消にまで波及しかねません。

年1回になったことで負担は軽くなりましたが、その分「1年に一度しかやらない手続き」になり、ノウハウが社内に蓄積されにくくなりました。だからこそ、受入れの段階から届出までを見通した体制づくりが重要になります。