特定技能1号の外国人を受け入れるための必要書類と手続き方法について

外国人雇用
公開日:24.01.12/更新日:24.01.29
特定技能1号の外国人を受け入れるための必要書類と手続き方法について

特定技能1号の外国人を受け入れるには、特定技能ビザ申請のために多くの必要書類を用意しなければなりません。

用意した必要書類は管轄の出入国在留管理局へ提出し、ビザを申請します。その後、3ヶ月程度で許可通知または認定証明が届くことで、ビザの申請は完了します。

必要書類の提出は、申請人(受け入れを希望する特定技能外国人)本人、申請等取次者証明書を持っている企業の担当者なども行えますが、申請人が申請のために日本に来たり、企業の担当者が証明書を取得したりする負担がかかる場合もあります。

そのため、受け入れ企業が必要書類の用意や提出などを行わなければなりません。しかし、どのような書類が必要なのか分からないという方も多いでしょう。この記事では、海外在住の外国人を受け入れる時の必要書類について解説いたします。

また、製造業で特定技能をご検討の企業様は、製造業特化の人材派遣会社「キャリアリンクファクトリー」にお任せ下さい。全国540社以上の派遣実績・経験から企業様に適した提案をいたします。ご依頼・ご相談はお問い合わせフォームからお問い合わせ下さい。サービスの詳細については下記ページをご覧ください。

製造業の人材派遣 若手人材を大人数派遣
日本人材のチーム派遣 週5勤務やフルタイム派遣も対応

特定技能外国人を受け入れるための必要書類はざっくり3種類

特定技能外国人を受け入れるための必要書類はざっくり3種類

特定技能外国人を受け入れるための必要書類は、大きく分けて3種類あります。

  • 特定技能外国人を受け入れるための必要書類
  • 申請人に関する必要書類
  • 雇用企業に関する必要書類
  • 産業分野別に関する必要書類

各書類ごとに記載すべき内容や、必要とされる事項について説明いたします。

①申請人に関する必要書類

特定技能外国人の申請人(受け入れを希望する外国人)についての必要書類は、「在留審査申請書」「雇用契約に関する書類」「申請人の能力や状況を提示する書類」「税金・年金・健康保険関係の書類」の4つが含まれます。それぞれ紹介いたします。

在留審査の申請書

在留審査申請書(在留資格認定証明書交付申請書)には、申請人の国籍や地域、生年月日、氏名などを記入します。40mm × 30mm サイズの証明写真を貼り付ける欄がありますので、申請人の写真が必要です。

雇用契約に関する書類

入国の目的に応じて異なる申請書の形式が存在しますが、特定技能外国人の雇用契約に関連する書類では、「様式V」を用いることが定められています。

雇用に関する詳細は、「所属機関等作成用1 V」に記入する必要があり、そこには雇用予定者の契約期間、担当予定の業務内容、職種などを記載します。

申請人の能力や状況を提示する書類

申請人の仕事に関する能力や状況については「申請人等作成用2 V」「申請人等作成用3 V」の書類に記入します。

申請人が仕事をするにあたって、技能水準や日本語能力を満たしているか証明が必要です。

技能試験、日本語試験それぞれに特定産業分野の業務区分ごとに定められている試験があり、それぞれ合格した試験の名称を記入します。

例:技能水準「製造分野特定技能1号評価試験(溶接)」日本語能力「日本語能力試験(N4)」

そして、申請人が雇用契約に関連する費用について合意しているかの確認や、職歴に関する情報も記載する必要があります。

税金・年金・健康保険関係の書類

申請人が、今まで税金、年金、健康保険料といったものを納付しているか証明するために「社会保険関係の保険料の納付状況」の証明が必要です。

この証明については、日本年金機構、または地域の年金事務所に申請人の納付記録を交付してもらい、申請時に合わせて提出します。

交付の依頼は「年金加入記録・国民年金保険料納付記録交付申請書」に基礎年金番号などを申請書に記入し、送付します。

②雇用企業に関する必要書類

雇用企業に関する必要書類は「所属機関等作成用2・3・4 V」です。

この書類に記入する項目として「会社概要を示す書類」「企業の財務・コンプライアンス関係の書類」「支援関係の書類」の3つが含まれます。それぞれ紹介いたします。

会社概要を示す書類

会社概要については「所属機関等作成用2 V」の書類に、会社名や法人番号を記入します。会社のお金に関する欄もあります。こちらには資本金や直近年度の年間売上金額を記入します。

企業の財務・コンプライアンス関係の書類

企業の財務・コンプライアンス関係については「所属機関等作成用2〜3 V」の書類に書かれている質問に「有・無」に丸をつけて回答します。

質問の項目は、企業が労働や社会保険に関する法律に違反していないか、暴力団との関わりがないか、といった内容です。

企業だけでなく、企業の役員個人や支援責任者、支援担当者に対して「破産手続開始の決定を受けて復権を得ないこと」に該当していないかどうかについての質問もあります。

支援関係の書類

申請者を海外から日本に呼んで働いてもらう時には、出入国のための送迎、住居の確保など、様々な支援が必要となります。

この支援計画の体制について「所属機関等作成用3 V(33)〜4 V(41)」に記入します。企業で支援計画の実施をせず、全部を登録支援機関に委託する場合、この欄への記載は不要です。

ただし、全部を登録支援機関に委託する場合でも、この項目の後に続く書類「所属機関等作成用4 V」の4と5については記入します。

③産業分野別に関する必要書類

企業の産業分野によって、必要な書類は異なります。「認定・変更用・第3表の1〜12」の中で、該当する産業分野の書類に記入します。

分野に関する技能や、日本語能力試験の合格証明書の写し、企業の誓約書などの添付書類についても準備します。

必要書類が確認できるURL一覧

必要書類が確認できるURL一覧を紹介します。全て公的な機関のURLなので、最新情報の確認にも便利です。

在留資格認定証明書交付申請書の一覧

「在留資格認定証明書交付申請書の一覧」です。まずはこちらのURLを確認して頂くのがおすすめです。産業分野に関する必要書類へのリンク、申請についての留意事項も書かれています。

https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/specifiedskilledworker.html

在留資格認定証明書交付申請書と様式V

「在留資格認定証明書交付申請書」と「様式V」の用紙がまとめられたPDFファイルです。

https://www.moj.go.jp/isa/content/930003872.pdf

社会保険料の納付記録交付申請書

「社会保険料の納付記録交付申請書」の案内です。申請書のフォーマットや、申請方法についてまとめられています。

https://www.nenkin.go.jp/service/tokuteiginou/syoruikouhu.html

産業分野別に関する書類

「産業分野別に関する書類」の案内です。「特定の分野に係る要領別冊」の項目に、各分野の要領や提出する書類などがまとめられています。

https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00201.html

必要書類の提出においての注意点

必要書類の提出において、様々な注意点があります。期限内の提出や書類の正確性などの基本的な内容や、指定されたフォーマットの使用や印刷方法(例えば、申請書はA4用紙に片面1枚ずつ印刷すること)、添付する証明書の有効期限などが挙げられます。

また、特定技能の産業分野によっては追加書類が必要となる場合があり、特に注意が必要です。申請にあたっての留意事項は、上記URL一覧の「在留資格認定証明書交付申請書の一覧」で確認できます。

特定技能外国人を受け入れるためのビザの手続き方法

手続き方法の流れは、大きく分けて「必要書類を揃える」「申請書を記入する」「申請書と必要書類を提出する」「審査を経て在留資格認定証明書が発行される」の4つです。それぞれ紹介いたします。

必要書類を揃える

まず「特定技能1号」に係る提出書類一覧表を確認し、必要書類を揃えます。申請者に関するものとしては、技能や日本語能力試験の合格証明書、社会保険関係の保険料の納付状況、健康診断書などが必要です。

企業に関するものとしては、雇用条件書の写し、1号特定技能外国人支援計画書などが必要です。支援計画の全部を登録支援機関に委託する場合は、登録支援機関との契約に関する説明書も必要となります。

申請書を記入する

「在留資格認定証明書交付申請書」に記入します。

書き漏れがあると申請書が返送されてきたり、問い合わせを受けたりと、ビザ発行まで時間がかかる場合があります。そのため、入念にチェックをしながら記入します。

申請書と必要書類を提出する

申請書と必要書類を揃えて、管轄の出入国在留管理局に提出する、またはオンラインで申請をします。

オンライン申請は出入国在留管理局に行かなくてよい、受付時間を気にせず申請できる、といったメリットがありますが、まずオンラインシステム利用を開始するための「利用申し出の手続き」が必要です。この手続きは承認まで2ヶ月以上かかる場合もあるので、オンライン申請をしたい方は早めの手続きが必要です。

審査を経て在留資格認定証明書が発行される

管轄の出入国在留管理局で審査を経て、在留資格認定証明書が交付されます。

特定技能1号の場合、申請を提出してから在留資格認定証明書が交付されるまで、平均で62日の審査期間がかかっています。(令和5年度、第2四半期(令和5年7月1日〜令和5年9月30日)のデータです)

国内在留の外国人を受け入れる場合は少し異なる

国内在留の外国人を特定技能1号として受け入れる場合は、提出する申請書の種類や、許可が出た後の手続きが少し異なります。

たとえば「すでに何らかの在留資格を持って日本国内に在留している外国人に、特定技能1号の申請を出したい」場合は、資格を変更して対応するため「在留資格変更許可申請」の手続きをします。申請の許可が出た際に手数料4,000円を支払い、在留資格を「特定技能1号」に変更します。

特定技能の受け入れ費用の相場について

特定技能外国人を受け入れるために「採用に関わる費用」「特定技能の申請・更新・支援に関わる費用」「特定技能外国人に支払う費用」が発生します。それぞれの費用の相場については、こちらを確認してください。

あわせて読みたい
特定技能の受け入れ費用はどのくらい?費用詳細や抑えるポイントや注意点を紹介
特定技能の受け入れ費用はどのくらい?費用詳細や抑えるポイントや注意点を紹介
特定技能の在留資格を活用し、外国人労働者の受入を進めたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。 特定技能は国内人材の確保が困難な状況にある産業分野において、一定の専門性・技能を有する外国人の受入を目的に2019年に…

まとめ

特定技能1号の申請は、必要書類の適切な作成と提出によってスムーズに進行します。

関係法令などの状況により、必要な書類や申請書の書き方が変更となる場合がありますので、実際に進める場合は人材紹介会社や登録支援機関にまずは相談してみることを推奨いたします。

キャリアリンクファクトリーでは、お客様から人材需要を確認し、貴社の要望に沿った人材を国内・海外合わせてネットワークを駆使して募集します。当社にて1次選考したスタッフを貴社にご案内します。ミスマッチ防止のため「オンライン面談」もしくは「現地で事前面談」を実施していただき、双方の了承を得て申請手続きを開始します。特定技能をご検討中でしたら、ぜひお問い合わせください。